Yhden ALV-palautuksen ohjaaminen vanhalle tilille viivästyttää kassaa keskimäärin kuukauden. Yhden unohdetun verkkolaskuvälittäjän pohjalta asiakkaat maksavat vanhaan IBANiin vielä viikkojen jälkeen. Vaihto onnistuu silti suoraviivaisesti, kun tekee asiat oikeassa järjestyksessä: dokumentit valmiiksi, uusi tili auki, sitten vasta vanha tili kiinni. Loput on tällä sivulla.
Vaihdon kokonaiskuva yhdellä silmäyksellä
Suomessa pankkien välinen maksupalveluiden siirto kestää virallisesti vähintään 13 pankkipäivää valtakirjan allekirjoituksesta. Käytännössä yritys käyttää koko vaihtoon tyypillisesti 4–6 viikkoa, koska dokumenttien hankinta ja hyväksyttäminen vie aikaa, ja eteen tulevat ilmoitukset (Verohallinto, kirjanpitäjä, asiakkaat, vakuutusyhtiö) hoidetaan vasta uuden tilin avauduttua.
Pelkkä maksupalveluiden siirto on lähes aina maksutonta. Lainojen siirtäminen voi maksaa erikseen, jos sopimuksessa on ennenaikaisen takaisinmaksun ehto. Useimmiten kannattaa kuitenkin pohtia tarvitseeko lainoja ylipäätään siirtää, vai voiko ne jättää vanhaan pankkiin ja siirtää vain maksuliikenne.
Pankki vai fintech, vai molemmat. Se on yhä useammin yrityksen ensimmäinen kysymys. Käytännössä moni yritys päätyy hybridiin: perinteinen pankki yrityslainan ja luottolimiitin takia, sekä Wisen tai Holvin tili kansainvälisille maksuille tai edulliselle päivittäiselle maksuliikenteelle.
Henkilökohtainen vaihtosuunnitelma
Pohjana on 8-vaiheinen perusprosessi, joka pätee kaikkiin yrityksiin. Vastaa kolmeen kysymykseen, niin näet myös ne lisätehtävät jotka koskevat juuri yritysmuotoasi, tiimiäsi ja olemassa olevia lainoja, sekä arvion jokaisen vaiheen kestosta.
1. Yritysmuoto
2. Tiimin koko
3. Onko yrityksellä lainoja tai rahoitussopimuksia vanhassa pankissa?
Muistilista pankin vaihtoon: 8 vaihetta
Tämä on pohjamalli, johon henkilökohtainen suunnitelmasi lisää yritysmuotosi erityispiirteet. Pidä järjestys: dokumenttien valmistelu ensin, uuden tilin avaus toiseksi, ilmoitukset vasta kun uusi tili on käytössä.
1. Hanki tarvittavat dokumentit
Tilaa kaupparekisteriote PRH:sta (oltava korkeintaan 3 kk vanha). Osakeyhtiölle tarvitset lisäksi yhtiöjärjestyksen ja hallituksen pöytäkirjan tilin avauspäätöksestä. Edunsaajatiedot pitää löytyä ajan tasalla, koska pankki tarkistaa ne joka tapauksessa.
2. Hae uuden pankin tili
Perinteisillä pankeilla hakemus käsitellään muutamassa pankkipäivässä, mutta henkilökohtaiseen tapaamiseen voi mennä 1–3 viikkoa. Fintech-tilit (Holvi, Wise, Revolut) aukeavat tyypillisesti saman päivän tai parin päivän aikana verkkohakemuksella. Pankit ovat valikoivia: hakemus voidaan hylätä ilman perustelua erityisesti riskialoilla ja vahvasti käteispainotteisilla yrityksillä. Aloita siis hakemus heti, älä sulje vanhaa tiliä ennen kuin uusi on vahvistettu.
3. Allekirjoita siirtovaltakirja
Uudessa pankissa täytetään valtakirja, jolla annat uudelle pankille luvan siirtää maksupalvelut puolestasi. Valtakirjassa luetellaan ne tilinumerot jotka siirretään ja se päivä jolloin siirto astuu voimaan. Siirto voi tulla voimaan aikaisintaan 13 pankkipäivän kuluttua allekirjoituksesta.
4. Päivitä OmaVero ja kirjanpitäjä
Käy OmaVerossa vaihtamassa tilinumero, jolle haluat arvonlisävero- ja ennakkoveropalautukset. Päivitys tehoaa nopeasti, mutta jo lähdössä olevia palautuksia se ei enää käännä, joten tee tämä heti uuden tilin avauduttua. Ilmoita samalla kirjanpitäjälle uusi tilinumero ja IBAN. Kirjanpito-ohjelmassa (esim. Procountor, Netvisor, Fennoa) pankkiyhteys joudutaan usein määrittämään uudelleen.
5. Ilmoita asiakkaille ja toimittajille
Asiakkaiden uudet laskut menevät uudella tilinumerolla, mutta vanhoja avoimia laskuja ei kannata muuttaa kesken juoksun. Lähetä lyhyt sähköposti tärkeimmille asiakkaille ja toimittajille, joilla uusi tilinumero näkyy selvästi. Jos yrityksellä on jatkuva e-laskutus B2B-asiakkaiden kanssa, ilmoita uusi tilinumero erikseen verkkolaskuvälittäjälle (Maventa, Apix, Posti Messaging).
6. Hoida palkanmaksu ja vakuutukset
Jos yrityksellä on työntekijöitä, palkkajärjestelmään pitää päivittää uusi maksava tili. Kannattaa testata yhden palkanmaksukerran kanssa rauhassa, ei kuukauden vaihteessa. TYEL-vakuutusyhtiölle ilmoitetaan uusi laskutuksen tilinumero. Yksinyrittäjä päivittää saman tiedon YEL-vakuutusyhtiölleen. Vakuutusyhtiön tilinumeron muutos ei vaikuta vakuutuksen voimassaoloon, mutta laskut tulevat oikein vasta päivityksen jälkeen.
7. Aktivoi kortit, lainat ja suoraveloitukset
Uudet maksukortit saapuvat tavallisesti viikon sisällä avauksesta. Vanhat kortit kannattaa pitää käytössä siihen asti, kun uudet on aktivoitu ja testattu. Tarkista että yrityksen maksullisten palvelujen (Microsoft 365, kirjanpito, toimistovuokra) maksukortti tai suoraveloitus on päivitetty. Yksi unohdettu suoraveloitus voi katkaista pääsyn kriittiseen järjestelmään.
8. Pidä vanha tili auki 2–3 kuukautta
Vanha tili kannattaa pitää auki vähintään 2–3 kuukautta vaihdon jälkeen. Vanhojen asiakkaiden maksut, viranomaisten palautukset ja unohdetut suoraveloitukset ehtivät päivittyä. Tilin sulkeminen on lähes aina maksutonta, mutta unohtuneet palautukset voivat hävitä, jos tili on jo suljettu. Sulkemisesta päätetään 3–6 kk vaihdon jälkeen, kun tiliotteelta ei ole tullut uusia tapahtumia.
Mitä uusi pankki hoitaa, mitä sinä itse
Allekirjoitettu siirtovaltakirja ei tarkoita että koko vaihto hoituu automaattisesti. Pankki siirtää tilien välisen maksuliikenteen, mutta laskutus, kirjanpito ja viranomaisilmoitukset jäävät sinun vastuullesi.
Uusi pankki hoitaa
- Tilien välisen maksuliikenteen siirron
- Vanhojen suoraveloitusten siirron (saapuvat e-laskut)
- Toistuvien tilisiirtojen siirron
- Tilin avaamisen ja korttien postituksen
- IBAN-numeron antamisen heti avauksen jälkeen
Sinun pitää itse hoitaa
- OmaVero-tilinumeron päivitys
- Asiakkaiden ja toimittajien tiedottaminen
- Palkanmaksun ja TYEL/YEL-laskutuksen päivitys
- Verkkolaskuvälittäjän (Maventa, Apix) tilinumeron päivitys
- Kirjanpito-ohjelman pankkiyhteyden uudelleen määritys
- Yrityskorttien aktivointi ja vanhojen hävittäminen
- Lainojen siirtopäätös (siirto vai vanhaan pankkiin)
Dokumentit yritysmuodon mukaan
Pankin kysymät dokumentit perustuvat rahanpesulain ja KYC-vaatimuksiin. Vaatimukset ovat samat kaikilla pankeilla, mutta käytännöt voivat erota: osa hyväksyy sähköiset kopiot, osa vaatii alkuperäiset paperit. Minimivaatimukset on koottu Suomi.fi-ohjeistukseen yritysmuodoittain.
| Yritysmuoto | Vaadittavat dokumentit |
|---|---|
| Toiminimi | Kaupparekisteriote (max 3 kk), liiketoiminnan kuvaus, arvio maksuliikenteen volyymistä, omistajan henkilöllisyystodistus. |
| Osakeyhtiö | Edellisten lisäksi: yhtiöjärjestys, hallituksen pöytäkirja tilin avauspäätöksestä, edunsaajatiedot (yli 25 % omistus), kaikkien allekirjoitusoikeudellisten henkilöiden tiedot. |
| Avoin yhtiö ja Ky | Edellisten lisäksi: yhtiösopimus, yhtiömiesten allekirjoittama valtuutus, vastuullisten yhtiömiesten henkilöllisyystodistukset. |
| Osuuskunta | Edellisten lisäksi: säännöt, perustamissopimus, hallituksen pöytäkirja. |
Suomessa toimivilta ulkomaisilta sivuliikkeiltä vaaditaan myös alkuperämaan rekisteriote, pankkireferenssi ja perustelu suomalaisen tilin tarpeelle.
5 yleisintä virhettä vaihdon yhteydessä
Suurin osa vaihtoon liittyvistä ongelmista ei johdu pankista vaan unohduksista prosessin reunoilla. Nämä viisi kompastuskiveä tulevat vastaan monella yrityksellä.
1. Vanhan tilin sulkeminen liian aikaisin
Kun uusi tili avautuu, vanha halutaan usein sulkea heti. Tällöin ALV-palautus, joka oli jo matkalla vanhalle tilille, palautuu Verohallinnolle tuntemattomana ja jää jumiin viikoiksi. Pidä vanha tili auki vähintään kaksi kuukautta.
2. Kirjanpitäjälle ilmoittaminen viiveellä
Kirjanpitäjä tarvitsee uudet tiliotteet ja pankkiyhteyden mahdollisimman pian. Jos ilmoitus jää viikoksi, kirjanpito jää jälkeen, ALV-ilmoitus voi viivästyä ja pahimmillaan palkanmaksu maksaa väärältä tililtä. Ilmoita uusi tilinumero samassa viestissä jossa kerrot avauspäivän.
3. Palkanmaksun ajoittaminen kuukauden vaihteeseen
Jos vaihto tehdään kuun lopussa, palkka-ajo voi mennä väärältä tililtä tai viivästyä. Yhden palkanmaksun viive aiheuttaa kuukausilaskutuksen viiveen vakuutuksiin, ja tiukat kassavirta-ennusteet menevät pieleen. Suunnittele vaihto kuukauden puoliväliin.
4. E-laskuvälittäjän unohtaminen
Yrityksen lähettämät verkkolaskut menevät jonkin välittäjän kautta (Maventa, Apix, Posti Messaging tai pankin oma). Jos välittäjälle ei ilmoita uutta tilinumeroa, asiakkaiden saamissa laskuissa näkyy vanha IBAN ja maksut menevät edelleen vanhaan pankkiin. Tämä jää usein huomaamatta kuukausiksi.
5. Lainan siirto ilman ennenaikaisen takaisinmaksun kustannusarviota
Yrityslainan tai leasing-sopimuksen siirto uuteen pankkiin voi aiheuttaa ennenaikaisen takaisinmaksun kuluja (1–3 % jäljellä olevasta saldosta). Pyydä vanhalta pankilta kirjallinen saldotodistus ja arvio kuluista ennen päätöstä. Useimmiten on järkevää jättää laina vanhaan pankkiin ja siirtää vain päivittäinen maksuliikenne.
Kolme tilannetta jolloin vaihto kannattaa lykätä
Pankin vaihto on harvoin kiireellinen päätös. Jos jokin näistä tilanteista koskee yritystäsi juuri nyt, lykkää vaihtoa muutamalla kuukaudella.
Tilinpäätöksen tai veroilmoituksen kynnyksellä
Tilinpäätöksen yhteydessä kirjanpitäjä tarvitsee saumattomat tiliotteet ja pankkiyhteyden. Kahden pankin keskeneräinen vaihto vie aikaa molemmilta ja lisää virheriskiä. Suunnittele vaihto tilikauden alkuun, ei loppuun.
Yrityslaina-hakemus käynnissä
Jos olet juuri hakemassa yrityslainaa, pankki käyttää nykyisen tilin tiliotteita kassavirran arvioinnissa. Pankin vaihto kesken hakemuksen voi pidentää käsittelyaikaa tai aiheuttaa lisäselvitysten pyyntöjä. Vie laina maaliin ensin, vaihda pankki sen jälkeen.
Verotarkastus tai viranomaisselvitys käynnissä
Käynnissä oleva verotarkastus tai muu viranomaisselvitys tarkoittaa että tiliotteet ja maksuhistoria pitää löytyä helposti. Vaihto voi sotkea aikajanan ja tehdä selvityksestä työläämmän. Odota kunnes asia on käsitelty.
Jos olet vaihtamassa fintech-tilille
Vaihto perinteisestä pankista fintech-tilille (Wise Business, Holvi, Revolut, Paysera) on muuten samanlainen prosessi, mutta kolme kohtaa erottuu: jos kirjanpitäjäsi käyttää Procountoria, Netvisoria tai Fennoaa, Wise Business ei integroidu niihin (Xero, QuickBooks ja FreshBooks ovat tuettuja). Jos tarvitset yrityslainaa, luottolimiittiä tai factoringia, perinteinen pankkisuhde kannattaa säilyttää rinnalla. Ja talletussuoja on erilainen: EU:n 100 000 € suoja koskee luottolaitospankkeja, ja fintech-toimijat säilyttävät asiakasvarat erillisillä suojatuilla tileillä maksulaitosdirektiivin mukaisesti.
Tarkempi vertailu hinnoista, ominaisuuksista ja sopivuudesta löytyy yritystili-vertailusta. Jos haet vain pienintä kuukausikulua, laske edullisin yritystili erikseen.
Usein kysytyt kysymykset
Lähteet
- Suomi.fi: Pankkitilin avaaminen yritykselle . Viranomaisen kokoama ohjeistus dokumenteista yritysmuodoittain.
- PRH: Kaupparekisteriotteen tilaaminen . Virre-tietopalvelusta sähköinen tilaaminen ja maksulliset otteet.
- Verohallinto: Yrityksen tilinumeron ilmoittaminen . OmaVeron kautta tilinumeron päivitys.
- Nordea: Yritysasiakkaan pankin vaihto . Esimerkki perinteisen pankin vaihtoprosessista.
- POP Pankki: Pankin vaihtaminen . Virallinen kuvaus 13 pankkipäivän siirtoajasta ja siitä mitä uusi pankki hoitaa automaattisesti.
Tämä artikkeli on yleisluontoinen eikä korvaa pankin tai kirjanpitäjän henkilökohtaista neuvontaa. Pankkikohtaiset vaatimukset ja siirtoaikataulut voivat vaihdella. Tarkista yksityiskohdat oman pankin ja kirjanpitäjän kanssa ennen vaihtoa.