Asiakirjapohja

Proformalasku – Ilmainen pohja

Luo proformalasku ennakkomaksuun, tilauksen vahvistukseen tai vientitullaukseen. Valuutta, Incoterms 2020, tullinimikkeet ja painot. Lataa ilmaiseksi.

Täytä proformalasku

Suomalainen asiakirjapohja

Valmis, tarkistettu pohja

Lataa ilmaiseksi

Proformalaskulla kerrot ostajalle tulevan kaupan hinnat ja ehdot ennen varsinaista laskua. Sitä tarvitaan ennakkomaksun pyytämiseen, tilauksen vahvistamiseen ja tavaran lähettämiseen EU:n ulkopuolelle. Täytä rivit, valuutta ja toimitusehto, niin pohja laskee summat ja lisää tarvittaessa tullinimikkeet, alkuperän ja painot. Asiakirjassa lukee näkyvästi PROFORMA, ettei sitä sekoiteta laskuun.

Täytä kentät

Täytä tähdellä merkityt kentät. Muut voit jättää tyhjäksi.

Asiakirja kootaan valmiista pohjasta

Suomen lainsäädännön mukaisesti, alle minuutissa.

Lataa, muokkaa ja tulosta

Tekstitiedosto muokattavaksi tai PDF tulostettavaksi.

Pakolliset kentät ja tietosuoja

Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Muut tiedot voit jättää tyhjäksi. Puuttuvat valinnaiset kohdat jätetään asiakirjaan alleviivoille (________), jotka täytät käsin tulostuksen jälkeen. Muokattavan version saat lataamalla tekstitiedoston.

Tietosuoja: Nimet, osoitteet ja henkilötunnukset jäävät laitteellesi, eikä niitä lähetetä tekoälylle. Kertomus ja muutospyynnöt käsitellään tekoälyllä ja tallennetaan ilman nimiä palvelun kehittämiseen. Tunnukset ja lomakkeelle jo syöttämäsi tiedot poistetaan kertomuksesta ennen lähetystä, mutta vapaasti kirjoitettuja nimiä ei voi tunnistaa: älä kirjoita niihin nimiä. Tietosuojaseloste.

Miten haluat tehdä proformalaskun?

Mistä on kyse?

Älä kirjoita nimiä tai henkilötunnuksia. Ne täytetään lomakkeeseen. Jos kirjoitat tunnuksia tai lomakkeelle jo syöttämiäsi tietoja, ne poistetaan kertomuksesta ennen lähetystä. Vapaasti kirjoitettuja nimiä ei voi tunnistaa varmasti, joten jätä ne pois.

Täytä tiedot

Asiakirja kootaan antamistasi tiedoista ja valitsemistasi ehdoista. Täytetty 0/27 kenttää.

Osapuolet, jäävät vain laitteellesi

Myyjän nimi / yritys

Myyjän Y-tunnus

Myyjän osoite

Myyjän puhelin

Tulli suosittelee vientiasiakirjaan myyjän puhelinnumeron ja sähköpostin.

Myyjän sähköposti

Ostajan nimi / yritys

Ostajan Y-tunnus tai ALV-numero

Ostajan osoite ja maa

Tavaran vastaanottaja, jos eri kuin ostaja

Myyjän tilinumero (IBAN)

Valinnainen. Voit jättää tyhjäksi ja täyttää käsin tulostuksen jälkeen.

Asiakirjan tiedot

Mihin proformalaskua käytetään?

Proformalaskun numero

Käytä omaa numerosarjaa, esimerkiksi PF-alkuista, ettei proforma sekoitu laskujen numerosarjaan.

Päivämäärä

Voimassa asti

Hinnat ja ehdot sitovat myyjää tähän päivään asti.

Tuotteet tai palvelut (kuvaus, määrä, yksikköhinta)

Älä kirjoita nimiä, käytä rooleja (esim. ostaja).

Yksi rivi per tuote. Viennissä lisää rivin loppuun 8-numeroinen tullinimike (CN 12345678) ja tarvittaessa alkuperämaa (alkuperä Ruotsi).

Valuutta

Arvonlisävero

Toimitusehto (Incoterms® 2020)

Nimetty paikka

Incoterms-lauseke tarvitsee aina paikan, esim. FCA Vantaa tai DAP Toronto.

Kuljetustapa

Toimitusaika

Maksuehto

Pankin BIC-koodi

Ulkomainen maksaja tarvitsee BIC-koodin.

Viitenumero

Lisää vientitullauksen tiedot

Tullinimikkeet, alkuperä, kollit ja painot vienti-ilmoitusta varten.

Asiakirjan kieli

Vientiin kannattaa valita myös englanti.

Lisää allekirjoituskohta

Tulli suosittelee viejän allekirjoitusta, jos määrämaan viranomaiset sitä vaativat.

Lisäehdot1 valittu

Asiakirjan perusosat ovat aina mukana. Valitse lisäksi ne ehdot, joita tilanteessasi tarvitaan. Jokainen ehto lisätään omaksi numeroidukseksi kohdaksi.

EnnakkomaksuOstaja maksaa ennakon ennen toimitusta, ja myyjä antaa ennakosta laskun maksun saavuttua (AVL 209 b § 3 mom). Yhteisömyynnissä ennakosta ei anneta laskua.
Ennakon osuus kokonaissummasta (%)Ennakkomaksun eräpäivä
Tilauksen tai tarjouksen yksilöintiSitoo proforman tarjoukseen tai tilaukseen ja antaa ostajalle määräajan huomauttaa poikkeamista.
Kansainvälisen maksun kulutKertoo, kuka maksaa ulkomaanmaksun pankkikulut. SHA ja OUR ovat SWIFT-maksujen tyypilliset kulukoodit.
Maksuton lähetysNäytteet ja messutavara: arvo ilmoitetaan vain tullausta varten, maksua ei peritä.Ei käytettävissä näillä lomakkeen tiedoilla.
OsatoimitusTullin mainitsema tilanne: osa- tai jälkitoimitus, joka veloitetaan varsinaisella kauppalaskulla.Ei käytettävissä näillä lomakkeen tiedoilla.
Korjattavaksi vietävä tavaraTavara viedään korjattavaksi tai jalostettavaksi ja palautetaan. Kauppahintaa ei ole.Ei käytettävissä näillä lomakkeen tiedoilla.
Tietojen oikeellisuuden vakuutusLähettäjä vakuuttaa tiedot oikeiksi. Jotkin määrämaat vaativat viejän allekirjoituksen.Ei käytettävissä näillä lomakkeen tiedoilla.

Arvento ei anna oikeudellista neuvontaa. Asiakirjamalli on käyttökelpoinen pohja tavanomaisiin tilanteisiin, mutta monimutkaiset sopimukset kannattaa tarkistuttaa lakimiehellä ennen allekirjoitusta.

Proformalasku

Mikä proformalasku on

Ulkoisesti se muistuttaa laskua, mutta kauppa on vasta tulossa. Siinä on myyjä ja ostaja, rivit, yksikköhinnat, valuutta ja usein toimitusehto, mutta sen perusteella ei kirjata myyntiä eikä vähennetä arvonlisäveroa. Tulli kutsuu sitä näennäislaskuksi.

Ero laskuun on juridinen. Arvonlisäverolain mukaan lasku annetaan myynnistä ja ennakkomaksusta (209 b §), ja ostajan vähennysoikeus edellyttää myyjän antamaa laskua (102 a §). Kirjanpidossa tosite todentaa liiketapahtuman, eli luovutetun suoritteen tai maksun. Proforma ei todenna kumpaakaan.

Siksi asiakirjaan kirjoitetaan näkyvästi PROFORMA ja lause, ettei se ole arvonlisäverolain mukainen lasku. Merkintä vähentää riskiä, että ostaja käsittelee sen ostolaskuna. Proformalle kannattaa antaa oma numerosarja, esimerkiksi PF-alkuinen, jotta se ei sekoitu laskujen juoksevaan numerointiin.

Ennakkomaksu

Ennakkomaksun pyytäminen proformalla

Tavallisin käyttö on ennakkomaksu. Uusi asiakas, tilaustuote tai ulkomainen ostaja maksaa osan tai koko hinnan ennen kuin tavara lähtee, ja proforma kertoo summan, tilinumeron ja eräpäivän. Ulkomaiselle maksajalle tarvitaan IBAN-numeron lisäksi pankin BIC-koodi. Tilinumeron rakenteen voit tarkistaa IBAN-laskurilla.

Kun maksu saapuu, arvonlisäverotus etenee kuin laskun kanssa. Veronmaksuvelvollisuus syntyy, kun vastike kertyy ennen toimitusta (arvonlisäverolaki 15 §), ja vero ilmoitetaan sille kuukaudelle, jona maksu saatiin. Yritysostajalle on annettava lasku ennakkomaksusta (209 b § 3 mom). Laskun saat tehtyä laskupohjalla, jossa on valmis lisäehto ennakkomaksulle.

Proforma ei siis lykkää veroa. Se vain kertoo ostajalle, paljonko maksetaan ja minne. Jos kauppa peruuntuu ennen maksua, mitään ei tarvitse kirjata eikä hyvittää.

Vienti

Proforma vientitullauksessa

Kun tavara lähtee EU:n ulkopuolelle, vienti-ilmoitukseen liitetään asiakirja, josta tavaran arvo käy ilmi. Tullin ohjeen mukaan se on yleisimmin kauppalasku tai proforma. Proforma voi korvata kauppalaskun silloin, kun kyse on ei-kaupallisesta viennistä (ilmaiset näytteet, työkalut, messutavara), korjattavaksi tai jalostettavaksi vietävistä tavaroista tai osatoimituksesta, joka veloitetaan myöhemmin varsinaisella laskulla.

Tullin mukaan proforma on sisällöltään samankaltainen kuin kauppalasku. Tullin listalla ovat muun muassa tarkka tavarankuvaus, CN-tullinimike, lähtö- ja määrämaa, toimitusehto, kollien merkit, määrä ja laji sekä viennin tarkoitus. Myyjän tiedoissa on hyvä olla puhelin, sähköposti ja tarvittaessa EORI-numero. Vastaanottajamaan tullaus kysyy usein myös alkuperämaata ja painoa.

Pienen lähetyksen voi ilmoittaa suullisesti viimeisellä tullitoimipaikalla, kun arvo on enintään 1 000 euroa ja paino enintään 1 000 nettokiloa. Silloinkin Tulli edellyttää kauppalaskun. Jos haluat verottomuuden näytöksi poistumisvahvistetun luovutuspäätöksen, anna sähköinen vienti-ilmoitus. Näytöksi käy myös kuljetusyhtiön selvitys siitä, että tavara on poistunut EU:sta.

Esimerkki tullitiedoista

- Hydraulipumppu HP-200: 4 kpl à 1 250,00 €
  = 5 000,00 € | CN 84136031
  | alkuperä: Suomi

Toimitusehto: FCA Vantaa, Incoterms® 2020
Bruttopaino: 182 kg
Nettopaino: 160 kg

Lomakkeelle kirjoitetaan: Hydraulipumppu HP-200, 4 kpl, 1 250 €, CN 84136031, alkuperä Suomi.

Toimitusehto

Toimitusehto Incoterms 2020 -muodossa

Toimitusehto kertoo, missä vaiheessa vastuu tavarasta ja kuljetuskustannukset siirtyvät ostajalle. Kansainvälisessä kaupassa käytetään tyypillisesti Kansainvälisen kauppakamarin Incoterms® 2020 -lausekkeita. Niitä on yksitoista. EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU ja DDP sopivat kaikille kuljetusmuodoille, FAS, FOB, CFR ja CIF vain meri- ja sisävesikuljetukseen.

Lauseke	Nimi	Kuljetusmuoto
EXW	Ex Works	Kaikki kuljetusmuodot
FCA	Free Carrier	Kaikki kuljetusmuodot
CPT	Carriage Paid To	Kaikki kuljetusmuodot
CIP	Carriage and Insurance Paid To	Kaikki kuljetusmuodot
DAP	Delivered at Place	Kaikki kuljetusmuodot
DPU	Delivered at Place Unloaded	Kaikki kuljetusmuodot
DDP	Delivered Duty Paid	Kaikki kuljetusmuodot
FAS	Free Alongside Ship	Vain meri- ja sisävesikuljetus
FOB	Free on Board	Vain meri- ja sisävesikuljetus
CFR	Cost and Freight	Vain meri- ja sisävesikuljetus
CIF	Cost, Insurance and Freight	Vain meri- ja sisävesikuljetus

Lauseke kirjoitetaan aina nimetyn paikan ja kokoelman nimen kanssa, esimerkiksi FCA Vantaa, Incoterms 2020. Pelkkä FCA jättää auki, missä tavara luovutetaan. Maantie- tai konttikuljetuksessa FOB on yleinen virhe, koska se on tarkoitettu tavaralle, joka lastataan alukseen satamassa.

Incoterms ei ratkaise maksuehtoa eikä sitä, milloin omistusoikeus siirtyy. Ne sovitaan erikseen, ja proformassa maksuehto on oma kohtansa. Kansainvälisten maksujen kuluista ja valuutanvaihdosta kerrotaan oppaassa kansainväliset maksut yritykselle.

Tarjous ja tilaus

Tilauksen tai tarjouksen vahvistus

Usein ostaja pyytää proformaa ennen kuin hän tilaa. Pankki voi tarvita sen akkreditiiviin tai rahoitukseen, ja joissakin maissa tuontilupaa haetaan proforman perusteella. Silloin proforma on käytännössä tarjouksen tarkka erittely.

Juridisesti ratkaisevaa on, toistaako proforma jo sovitut ehdot. Jos tarjous on hyväksytty ja proforma vastaa sitä, kauppa on jo syntynyt, ja proforma vain dokumentoi sen. Jos proforma on vastaus ostajan tilaukseen ja hinnassa tai ehdoissa on muutos, kyse on oikeustoimilain 6 §:n mukaan uudesta tarjouksesta, jota ostaja ei ole vielä hyväksynyt. Jos kauppa on jo sovittu, poikkeava proforma ei muuta sovittuja ehtoja ilman ostajan hyväksyntää. Voimassaoloaika kertoo, kuinka kauan myyjä on sidottu hintoihinsa.

Kirjaa proformaan tarjouksen tai tilauksen numero ja anna ostajalle muutama päivä aikaa huomauttaa poikkeamista. Itse tarjouksen saat tehtyä tarjouspohjalla.

Valuutta ja ALV

Valuutta ja arvonlisävero proformassa

Proforman voi laatia missä valuutassa tahansa, ja vientiasiakirjassa hinnat ilmoitetaan siinä valuutassa, jossa kauppa tehdään. Pohja laskee summat valitussa valuutassa.

Arvonlisävero riippuu kaupasta. Kotimaan myynnissä proformaan merkitään sama kanta kuin tulevaan laskuun: 25,5 %, 13,5 % tai 10 %. Tavaran vienti EU:n ulkopuolelle on verotonta, kun myyjä tai ostajan tilaama kuljetusliike vie tavaran pois EU:sta tai kun ulkomainen yritysostaja noutaa tavaran itse viedäkseen sen suoraan EU:n ulkopuolelle (arvonlisäverolaki 70 § 1 mom 1–3 kohta). Myynti toiseen EU-maahan ei ole vientiä: tavaran yhteisömyynti toisessa EU-maassa arvonlisäverovelvolliselle ostajalle on veroton 72 a §:n nojalla. Palvelun myynti ulkomaiselle yritykselle ei ole Suomessa verotettavaa myyntiä (65 §). Pohjan arvonlisäverovalikossa on oma vaihtoehto kullekin. Verottoman ja verollisen hinnan eron voit laskea ALV-laskurilla.

Muu valuutta kuin euro

Jos hinnat ovat dollareina tai muussa valuutassa ja myynti on verollista, varsinaiseen laskuun on merkittävä arvonlisävero euroina. Muuntoon käytetään pankin tai Euroopan keskuspankin myyntikurssia.

Seuraava vaihe

Kun tarvitset oikean laskun

Proforma on välivaihe. Kun ennakkomaksu saapuu, annat laskun ennakosta. Kun tavara toimitetaan, annat loppulaskun, josta vähennetään jo laskutettu ennakko. Molemmat syntyvät laskupohjalla, jossa ovat arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Älä viittaa laskulla proformaan niin, että asiakirjat näyttävät yhdessä muodostavan laskun. Viittaa ennakkolaskuun. Jos ennakko palautetaan peruuntuneesta kaupasta, ennakkolasku hyvitetään hyvityslaskulla.

Ostajan puolella proforma auttaa varautumaan. Jos tuot tavaraa Suomeen, tullausarvo perustuu lähtökohtaisesti tosiasialliseen kauppahintaan, johon lisätään kuljetus- ja vakuutuskulut EU:n rajalle asti. Tuonnin arvonlisäveron perusteeseen lasketaan lisäksi tulli, ja vähennykseen tarvitaan tullauspäätös (arvonlisäverolaki 102 a § 3 mom). Tuontiyrityksen käytännöistä kerrotaan maahantuontiyrityksen oppaassa.

Säilytä proforma, jota käytit vienti-ilmoituksen liitteenä, muun vientiaineiston ja kirjanpidon rinnalla. Se voi olla osa näyttöä siitä, mitä vietiin ja millä arvolla.

Kysymykset

Usein kysytyt kysymykset proformalaskusta

Se on laskun näköinen asiakirja, jonka myyjä lähettää ennen kauppaa. Uusi asiakas maksaa sen perusteella ennakon, ostaja saa erittelyn tilauksesta tai rahoitusta varten, ja näytteiden tai korjattavaksi vietävien tavaroiden mukana se kertoo Tullille tavaran arvon. Proforma ei ole arvonlisäverolain mukainen lasku eikä kirjanpidon tosite.

Ei. Arvonlisäverolain 102 a §:n mukaan vähennysoikeus edellyttää myyjän antamaa laskua, jossa on 209 e §:n tiedot. Proforma annetaan ennen myyntiä, joten se ei oikeuta vähennykseen. Vähennys tehdään myyjän ennakkolaskun tai loppulaskun perusteella.

Kyllä, kun ostaja on yritys tai muu oikeushenkilö, kuten yhdistys. Arvonlisäverolain 209 b §:n mukaan myyjän on annettava lasku myös ennakkomaksuista, paitsi tavaroiden yhteisömyynnissä toiseen EU-maahan. Verollisessa myynnissä arvonlisävero ilmoitetaan sille kuukaudelle, jona ennakko saatiin, vaikka tavaraa ei ole vielä toimitettu.

Tietyissä tilanteissa. Tullin ohjeen mukaan proforma voi korvata kauppalaskun esimerkiksi ilmaisissa näytteissä, messutavarassa, korjattavaksi vietävissä tavaroissa ja osatoimituksissa. Tullin mukaan proforma on sisällöltään samankaltainen kuin kauppalasku: siinä on muun muassa tarkka tavarankuvaus, CN-tullinimike, toimitusehto, kollien tiedot ja viennin tarkoitus. Tavallisessa myynnissä liitteeksi tulee kauppalasku.

Lauseke, nimetty paikka ja kokoelman nimi, esimerkiksi FCA Vantaa, Incoterms 2020. Incoterms 2020 -lausekkeita on yksitoista. FAS, FOB, CFR ja CIF ovat vain meri- ja sisävesikuljetukseen, muut sopivat kaikille kuljetusmuodoille. Lauseke ei ratkaise maksuehtoa, joten se kirjataan erikseen.

Siinä valuutassa, jossa kauppa sovitaan. Tullin ohjeen mukaan hinnat ilmoitetaan käytetyssä valuutassa. Jos myynti on verollista ja hinnat ovat muussa valuutassa kuin eurossa, varsinaiseen laskuun on merkittävä arvonlisäveron määrä euroina (arvonlisäverolaki 209 e §).

Jatka tästä