VAT-numeron tarkistus ja ALV-numero Y-tunnuksesta

VIES ei ole oma rekisterinsä vaan hakupalvelu. Kun tarkistat numeron, Euroopan komission järjestelmä välittää kyselyn sen maan verohallinnon tietokantaan, jonka maakoodi on numeron alussa, ja palauttaa vastauksen samassa hetkessä. Vastaus on kyllä tai ei: numero on voimassa EU-kaupassa tai ei ole.

Tarkistus tehdään aina numerolla. Nimellä tai osoitteella VIES ei löydä mitään, joten numero pyydetään kauppakumppanilta. Vastaus kertoo vain kyselyhetken tilanteen, eikä aiempaa voimassaoloa voi tarkistaa jälkikäteen. Siksi tarkistuksen päivä kannattaa kirjata asiakastietoihin.

Verohallinto neuvoo tarkistamaan uuden asiakkaan numeron ennen ensimmäistä laskua ja vanhojen asiakkaiden numerot säännöllisesti. Tämä työkalu kysyy saman tiedon VIESistä ja näyttää sen suomeksi. Jos VIES ei vastaa, tuloksena on "ei vastausta", ei "ei voimassa".

Kun myyt tavaraa toisen EU-maan yritykselle ja tavara kuljetetaan Suomesta toiseen jäsenvaltioon, myynti on arvonlisäveroton yhteisömyynti vain, jos ostajalla on toisessa jäsenvaltiossa annettu arvonlisäverotunniste ja hän on ilmoittanut sen sinulle (arvonlisäverolaki 72 b §). Ehto on ollut verottomuuden edellytys vuoden 2020 alusta. Kuluttajille muihin EU-maihin myyvä verkkokauppa ei tarvitse ostajan numeroa, sillä etämyynti verotetaan omilla säännöillään.

Verohallinnon ohjeen mukaan myyjän on tarkistettava numeron voimassaolo ennen kuin laskuttaa ilman arvonlisäveroa. Jos numero ei ole voimassa, verottomuus voidaan evätä, ja myyjä joutuu maksamaan Suomen veron itse. Lisäksi verottomuus edellyttää yhteenvetoilmoitusta, joka annetaan kuukausittain viimeistään seuraavan kuukauden 20. päivänä.

Laskulle merkitään oma ja ostajan ALV-numero sekä maininta verottomuudesta, esimerkiksi "ALV 0 %, yhteisömyynti, AVL 72 a §". Laskun muut pakolliset tiedot löytyvät laskupohjasta. Ennakkomaksua tai tullausta varten tehty proformalasku ei korvaa myyntilaskua, joten verottomuuden peruste merkitään varsinaiseen laskuun.

Osa jäsenvaltioista ei luovuta nimeä ja osoitetta VIESin kautta. Esimerkiksi Saksan ja Espanjan numeroista tulee pelkkä voimassaolotieto. Silloin nimen ja numeron yhteenkuuluvuuden voi tarkistaa Verohallinnon palvelunumerosta 029 497 008, kun numero on ensin saatu kauppakumppanilta.

VIES on riippuvainen jäsenvaltioiden tietokannoista, ja ne ovat ajoittain poissa käytöstä päivitysten vuoksi. Ruuhkassa VIES voi myös hylätä kyselyn hetkeksi. Työkalu yrittää kerran uudelleen ja kertoo, jos vastausta ei tullut. Tällainen tulos ei tarkoita, että numero olisi virheellinen. Yritä hetken kuluttua uudelleen.

Jos numeroa ei saada vahvistettua lainkaan, komissio neuvoo laskuttamaan arvonlisäveron. VIESin vastaus ei myöskään yksin oikeuta verottomuuteen: muut yhteisömyynnin edellytykset, kuten kuljetus toiseen jäsenvaltioon, on osoitettava erikseen.