Hiljaisen tiedon tunnistaminen ja dokumentointi tekoälyn avulla

1. 1

   Vaihe 1 – Kriittisen tiedon ja avainhenkilöiden tunnistaminen

   Kartoita, mikä tieto on liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta elintärkeää ja kenen päässä se on. Kysy: 'Mitä prosesseja vain Matti osaa hoitaa?' tai 'Minkä tiedon menetys pysäyttäisi tuotannon?'.
2. 2

   Vaihe 2 – Haastattelujen ja materiaalin kerääminen

   Järjestä strukturoidut haastattelut avainhenkilöiden kanssa. Nauhoita keskustelut (luvan kanssa) ja kerää kaikki olemassa olevat muistiinpanot, sähköpostit ja ohjeluonnokset.
3. 3

   Vaihe 3 – Tekoäly-työkalun valinta ja valmistelu

   Valitse sopiva työkalu. Mikro ja pk-yritykselle hyvä lähtökohta on esimerkiksi ChatGPT Plus tai Microsoft Copilot. Nämä työkalut pystyvät litteroimaan äänitiedostoja ja tiivistämään pitkiäkin keskusteluja.
4. 4

   Vaihe 4 – Aineiston käsittely ja ensimmäisen version luonti

   Syötä litteroitu haastatteluteksti tai kerätyt muistiinpanot tekoälylle. Käytä komentoja kuten: 'Luo vaiheittainen prosessikuvaus tästä haastattelusta liittyen koneen X huoltoon' tai 'Tiivistä avainkohdat asiakasreklamaatioiden käsittelystä'.
5. 5

   Vaihe 5 – Asiantuntijan validointi ja täydennys

   Anna tekoälyn tuottama prosessikuvaus tai ohje takaisin avainhenkilölle tarkistettavaksi. Hän voi korjata virheet ja lisätä yksityiskohdat, jotka tekoäly on saattanut ymmärtää väärin.
6. 6

   Vaihe 6 – Dokumentaation viimeistely ja integrointi

   Muokkaa validoitu teksti selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi ohjeeksi. Lisää kuvakaappauksia tai videoita. Tallenna valmis dokumentaatio keskitettyyn paikkaan, kuten sisäiseen tietopankkiin, josta se on kaikkien saatavilla.

Ostaja ei osta vain koneita ja sopimuksia, vaan toimivan kokonaisuuden. Jos toiminta on täysin riippuvainen myyjän tai parin avainhenkilön osaamisesta, riskit kasvavat ja kauppahinta laskee. Kansainvälisten tutkimusten mukaan aineettoman pääoman, kuten osaamisen ja prosessien, osuus yrityksen arvosta on kasvanut valtavasti. Esimerkiksi Brand Financen Global Intangible Finance Tracker 2024 -raportin mukaan jopa 79 % globaalista yritysten arvosta on aineetonta omaisuutta, jota ei näy taseessa. Dokumentoimalla hiljaisen tiedon muutat näkymättömän arvon näkyväksi ja todistettavaksi.

• Vähentää henkilöriippuvuutta: Ostaja voi olla varma, että toiminta jatkuu, vaikka avainhenkilö lähtisi.
• Nopeuttaa perehdytystä: Uuden omistajan ja henkilöstön on helpompi ottaa prosessit haltuun.
• Todistaa toiminnan tehokkuuden: Dokumentaatio osoittaa, että toiminta on systemaattista eikä perustu sattumaan.
• Helpottaa ostajan tarkastusprosessia: Valmis materiaali antaa ammattimaisen kuvan ja nopeuttaa kaupantekoa.

Suomen Koneistus Oy:n omistaja Matti valmistautui myymään yritystään. Suurin huoli oli 40 vuotta talossa ollut sorvari Pekka, jonka käsissä monimutkaisimpien erikoistilausten valmistus oli. Pekan osaaminen oli puhdasta hiljaista tietoa, joka oli siirtynyt mestarilta kisällille. Matti päätti käyttää ChatGPT:tä tiedon dokumentointiin.

• 1. Haastattelun valmistelu: Matti pyysi Pekkaa kertomaan tyypillisen erikoistilauksen vaiheet alusta loppuun ja nauhoitti tunnin mittaisen keskustelun älypuhelimellaan.
• 2. Litterointi ja tiivistys: Hän latasi äänitiedoston suoraan ChatGPT:hen, joka litteroi sen tekstiksi muutamassa minuutissa. Sitten Matti antoi komennon: 'Tee tästä keskustelusta vaiheittainen ohjeistus erikoistilauksen valmistusprosessista. Käytä selkeitä väliotsikoita ja numeroituja listoja. Huomioi erityisesti mainitut koneasetukset ja laadunvarmistuksen kohdat.'
• 3. Ensimmäinen versio: Tekoäly tuotti jäsennellyn, dokumentin, joka kattoi koko prosessin aina materiaalin valinnasta viimeistelyyn.
• 4. Pekan tarkistus: Matti tulosti dokumentin ja kävi sen läpi Pekan kanssa. Pekka lisäsi muutamia tärkeitä yksityiskohtia ja korjasi pari konekohtaista termiä, jotka tekoäly oli tulkinnut väärin.
• 5. Lopputulos: Syntyi selkeä ja kattava tuotanto-ohje, jonka avulla kuka tahansa ammattitaitoinen koneistaja pystyi opettelemaan prosessin. Tämä dokumentti oli keskeinen osa myyntimateriaalia, ja se vakuutti ostajan toiminnan jatkuvuudesta.

Dokumentointiprojektin ei tarvitse vaatia suuria IT-investointeja. Usein jo olemassa olevat tai edulliset työkalut riittävät erinomaisesti alkuun. Voit tutustua näihin esimerkiksi täältä.

Tekoäly on tehokas apuri, mutta ei oikotie onneen. Huolellisuus ja ihmisen asiantuntemuksen hyödyntäminen ovat edelleen avainasemassa. Vältä nämä yleisimmät virheet.

• ChatGPT Plus: Mene Asetukset → Tiedonhallinta → Kytke POIS "Auta parantamaan mallia kaikille"
• Claude: Käytä Claude.ai Pro -versiota, ei tallenna keskusteluja koulutukseen
• Microsoft Copilot: Yritysversio (M365) säilyttää datan EU:ssa